會議管理系統(tǒng)以日常會議安排為參照，利用電子化手段對會議文件起草、分發(fā)、通知下達(dá)反饋、食宿安排、簽名報到、會議紀(jì)要、會議下達(dá)等相關(guān)工作事務(wù)進(jìn)行優(yōu)化管理，增加會議安排的工作效率。

會議系統(tǒng)開發(fā)

1. 會場管理：對單位內(nèi)部的各種會議場所的基本資料的登記，以及各會議室使用情況的發(fā)布，以及會議室的使用申請。

2. 會議申請：內(nèi)部申請會場資源，流程根據(jù)用戶需求進(jìn)行定義。

3. 會議登記：對外部邀請本單位領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，登記流轉(zhuǎn)后入領(lǐng)導(dǎo)日程。

4. 會議通知：提供模版支持生成會議通知，單位內(nèi)通知可通過公告或文件通知參加人；單位外會議通知則通過公文交換平臺傳遞給相關(guān)單位，相關(guān)單位收到會議通知后需報名回執(zhí)。

5. 會議簽到：根據(jù)會議通知和會議回執(zhí)打印簽到單，登記參見會議者到會情況，可以和IC卡等連接。

6. 辦公會議紀(jì)要：會議紀(jì)要作為一文種，其審批流轉(zhuǎn)同公文管理，經(jīng)過簽發(fā)的會議紀(jì)要，作為公文分發(fā)給相關(guān)部門和人員。

7. 會務(wù)管理：會務(wù)管理包括資料庫、會前管理、證件制作、報到管理、文檔管理5個部分。

7.1 資料庫管理包括：會議列表、與會人員資料、房間資料、會議室資料。

7.2 證件管理。用于設(shè)計(jì)和管理會議所需的各種出席證、列席證、工作證、記者證等證件模板。

7.3 會前管理主要包括與會人員的基本管理、排序、分組、分配房間、分座位、召集人管理、討論地點(diǎn)的管理、對某人報到時的通知、請假情況管理及證件生成。證件管理包括了證件模板的設(shè)計(jì)，證件的打印功能。

7.4 報到管理。查詢所有的報到人員、人數(shù)，未報到人數(shù)。

7.5 會議文檔管理。自動生成有關(guān)會議文檔，包括：會議通知、會議須知、座次表，證件等材料。

產(chǎn)品特點(diǎn)

1. 實(shí)現(xiàn)跨部門會議通知、會議報名、會議簽到管理。

2. 解決會務(wù)管理中的自動排位管理，自動打印席卡管理。

3. 自動生成會議通知、會議須知、座次表、證件等材料，解決排版校對問題。；

4. 電子化與會人員的基本管理、排序、分組、分配房間、分座位、召集人管理、討論地點(diǎn)等，方便會務(wù)安排人員查詢和統(tǒng)計(jì)